Contrato de Wedding Planner en Argentina: cláusulas clave y plantillas

Si trabajás o querés trabajar como Wedding Planner en Argentina, necesitás un contrato claro y completo: protege tu trabajo creativo, ordena expectativas con la pareja, evita malentendidos con proveedores y te cuida frente a cancelaciones, cambios de alcance y contingencias. En 2025, con bodas más inmersivas (tecnología, visuales, música) y cadenas de proveedores más complejas, un buen contrato pasó de “documento formal” a herramienta operativa.

En esta guía vas a ver qué debe incluir un contrato de Wedding Planner en Argentina, modelos de tarifas y pagos, cláusulas clave, plantillas y un plan de implementación. Además, te mostramos cómo formarte para negociar con seguridad y diseñar contratos profesionales adaptados al mercado argentino.

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ESINEV Argentina: quiénes somos y qué ofrecemos

ESINEV Argentina es la academia universitaria especializada en eventos, experiencias y entretenimiento del ecosistema ESINEV, con presencia local y catálogo formativo adaptado al marco argentino. Trabajamos 100% online (campus virtual), con talleres, plantillas, proyectos guiados, mentoría de profesionales en activo y recursos descargables que podés implementar desde el primer día.

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• Enfoque: práctica + portfolio contractual + empleabilidad. Redactás cláusulas, checklists de cumplimiento, anexos de proveedores y matrices de riesgo.

• Soporte local: contenidos y casos con proveedores, permisos, seguros y contratos propios de Argentina (y variaciones por provincia/municipio).

• Ciudades y presencia: landings y atención para Buenos Aires, Rosario, La Plata, Mar del Plata, Salta y San Miguel de Tucumán (entre otras).

• Metodología: clases online + proyectos evaluados + feedback de mentores + kit legal descargable (modelos de contrato, addendas, recibos).

• Becas y financiación: opciones para residentes en Argentina; consultá calendarios de inicio (habitualmente octubre).

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Aviso importante: Esta guía es informativa. No constituye asesoramiento legal. Para casos concretos, consultá con un/a abogado/a en tu jurisdicción.

1) ¿Para qué sirve el contrato de Wedding Planner en Argentina?

• Define el alcance (qué incluye y qué no incluye tu servicio).

• Ordena tiempos (hitos, entregables, run of show, coordinación del día “DOC”).

• Fija honorarios y pagos (señal, hitos, ajustes por inflación, reintegros).

• Asigna responsabilidades (pareja, planner, venue, proveedores).

• Cubre contingencias (cancelación, reprogramación, fuerza mayor).

• Gestiona riesgos (seguros, permisos, limitación de responsabilidad).

• Cuida tus intangibles (autoría de diseños, uso de imágenes, confidencialidad).

2) Cláusulas clave (y cómo escribirlas para que funcionen)

Abajo va el núcleo mínimo. Podés ampliarlo con anexos y addendas según el caso.

2.1 Objeto y Alcance del Servicio

• Qué contrató la pareja: Full Planning & Design / Coordinación del Día (DOC) / Consultorías / Destination.

• Qué incluye: reuniones, visitas técnicas, brief, moodboard, plan de presupuesto, selección de proveedores, coordinación de montaje, operación día D (horas).

• Qué NO incluye: contratación directa de proveedores por cuenta del planner (si no hacés procurement), pago de proveedores, transporte/viáticos, after parties fuera del horario.

• Herramienta: agregá Anexo A – Alcance y Entregables con checklist.

2.2 Honorarios, Pagos y Ajustes

• Modelo: Fijo por paquete (Esencial/Completo/Inmersivo) y/o Fijo + % si hay procurement; % del presupuesto total (solo si gestionás compras).

• Hitos de cobro: Señal a la firma (no reembolsable), 2º pago a mitad del cronograma, saldo T–7/T–3.

• Ajuste por inflación: cláusula de revisión para contratos de más de 3 meses.

• Reembolsables: define gastos (traslados, viáticos) y documentación requerida.

• Mora: intereses/penalidad por pagos fuera de término.

2.3 Cambios de Alcance (Change Orders)

• Define qué es un cambio (más horas DOC, proveedor adicional, after, upgrade de escenografía).

• Proceso: solicitud escrita, cotización adicional, aceptación y pago previo.

2.4 Cancelación, Reprogramación y Fuerza Mayor

• Cancelación por la pareja: escala de penalidades según fecha (protege tus horas invertidas).

• Reprogramación: honorarios de replanificación y disponibilidad.

• Fuerza mayor: qué eventos aplican y qué efectos tienen (reprograma vs. resuelve sin responsabilidades extra).

2.5 Proveedores y Relación con el Venue

• Contratación: si la hace la pareja, no sos parte de esas relaciones (salvo procurement acordado).

• Criterios: proveedores con habilitaciones y seguros al día; cumplimiento de políticas del venue (horarios, ruido, montaje).

• Intermediación/Comisiones: transparencia si existieran (o cláusula de no comisión).

2.6 Seguros y Responsabilidad

• Seguro de RC: exigencia de Responsabilidad Civil de venue y proveedores; conservar constancias.

• Limitación de responsabilidad del planner frente a hechos de terceros y force majeure.

• Indemnidad: la pareja mantiene indemne al planner por acciones/omisiones de proveedores elegidos por la pareja.

2.7 Propiedad Intelectual y Uso de Imagen

• Diseños y piezas (moodboards, planimetrías, guiones): derechos de autor; licencia de uso personal de la pareja.

• Uso de fotos y video para portfolio del planner: requiere consentimiento (definilo en una cláusula clara con opción opt-in/opt-out).

• Marcas y música: el planner no asume licencias de terceros salvo que se acuerde por escrito.

2.8 Confidencialidad y Datos Personales

• Confidencialidad sobre información de la pareja y presupuestos.

• Datos personales: tratamiento de listas de invitados y proveedores conforme normativa argentina; acceso limitado y finalidad específica.

2.9 Cumplimiento Legal y Permisos

• Responsabilidades: quién tramita permisos y quién paga tasas (si corresponde).

• Restricciones: horarios municipales, niveles de sonido, montaje/desmontaje.

• EPP y seguridad: cumplimiento de normas del venue y plan de emergencias.

2.10 Solución de Controversias y Jurisdicción

• Negociación de buena fe → mediación → jurisdicción de los tribunales competentes en la ciudad acordada.

• Opción de cláusula arbitral si ambas partes la prefieren.

3) Tarifas y modelos de contrato (con ejemplos)

3.1 Paquetes (recomendado para Argentina)

• Esencial (DOC): coordinación del día, 1 visita técnica, run of show, cue list, 10–12 h día D.

• Completo (Plan + DOC): + presupuesto por rubros, selección de 3 proveedores por rubro, 3 visitas técnicas, 14–16 h día D.

• Inmersivo (Plan + Design + DOC): + diseño escénico/visual, brief audiovisual, site visit extra, pruebas técnicas y operador de media.

Cláusula tipo – precio y pagos (resumen):
“El servicio [Paquete] tiene un honorario de ARS [X]. La pareja abonará: [30%] a la firma (no reembolsable), [40%] a los [90] días del evento, [30%] a T–7. Para contratos >90 días, el honorario se actualizará mensualmente según [índice/ajuste]. Gastos reembolsables (traslados, viáticos) contra comprobante.”

3.2 Fijo + % (si gestionás procurement)

• Fijo por planificación/diseño + % del presupuesto gestionado (10–15% orientativo, definilo según complejidad).

• Pide transparencia total: órdenes de compra y pagos centralizados para control.

3.3 Porcentual del presupuesto total

• Úsalo solo si el planner asume compras. Requiere alto control y compliance documental.

4) Marco legal y seguros: mínimos que no pueden faltar (Argentina)

• Permisos y habilitaciones: según aforo, vía pública, efectos especiales, jurisdicción.

• Seguro de RC: sede y cada proveedor con póliza vigente y montos acordes al evento; guardá constancias.

• Plan de Seguridad: roles, rutas de evacuación, contacto del responsable del venue, y señalización.

• Música e imagen: define derechos y licencias en el contrato (no lo dejes “implícito”).

Interlinks recomendados: Máster en Regulaciones y Cumplimiento Legal · Máster en Seguros para Eventos.

5) Plantillas listas para adaptar (3 modelos)

Copiá/pegá y personalizá los campos entre [corchetes]. Sumá tus anexos.

5.1 Modelo A — Coordinación del Día (DOC)

Objeto: Coordinación operativa el día del evento en [lugar], [fecha], [horarios]; incluye 1 visita técnica y armado de run of show.
Alcance: coordinación de proveedores el día D (no incluye contratación ni pagos); 12 h de servicio (hora extra ARS [X]).
Honorarios y pagos: ARS [X]; 30% a la firma (no reemb.), 70% a T–7.
Cambios de alcance: after, horas extra, nuevos proveedores → cotización adicional.
Cancelación/Reprogramación: escala de penalidades; prioridad de agenda para nueva fecha.
Seguros/Responsabilidad: RC de venue y proveedores; planner limitado a su actuación.
Imagen/PI: autorización opt-in para uso de fotos en portfolio.
Jurisdicción: [Ciudad/Provincia].

5.2 Modelo B — Full Planning & Design

Objeto: Planificación integral + diseño + DOC.
Alcance: brief, presupuesto por rubros, selección de proveedores (3 por rubro), moodboard, planimetría básica, 3 visitas técnicas, run of show, 14–16 h día D.
Honorarios y pagos: ARS [X]; 30% firma, 40% a mitad del cronograma, 30% T–7; ajuste para contratos >90 días.
Cambios: upgrade de escenografía/tecnología, after, proveedores adicionales.
Cancelación/Reprogramación: como Modelo A.
Seguros/Responsabilidad y Imagen/PI: como Modelo A (con anexo de diseño).
Datos personales: tratamiento de listas de invitados para logística (finalidad/retención).
Jurisdicción: [Ciudad/Provincia].

5.3 Modelo C — Destination Wedding

Objeto: Planificación + logística de destino + DOC.
Alcance: site visit (opcional), coordinación de proveedores locales, itinerario, brief multilingüe, traslados.
Honorarios y pagos: ARS [X] + viáticos (vuelos/alojamiento) a cargo de la pareja; hitos: 30% firma, 40% T–60, 30% T–7.
Permisos y seguros: responsabilidad de la pareja, salvo acuerdo escrito.
Reprogramación/Cancelación: condiciones específicas del destino.
Jurisdicción: [Ciudad/Provincia] (salvo pacto distinto).

6) Proceso de firma y gestión documental (paso a paso)

1. Propuesta → Contrato (con anexos de alcance y timeline).

2. Firma (digital o manuscrita) + señal (no reembolsable).

3. Onboarding: carpeta compartida (presupuesto, proveedores, run of show, cue list).

4. Recolección de pólizas (RC de sede y proveedores) y permisos aplicables.

5. Addendas por cambios de alcance y recibos por cada pago.

6. Cierre: aceptación de servicios, postmortem y autorización de uso de imágenes (si aplica).

7) Ruta formativa con ESINEV para redactar y negociar contratos (2025)

En ESINEV Argentina, el Máster en Derecho de Contratos y Negociación para Eventos te entrena para:

• Redactar contratos pro (clear & fair) adaptados al mercado argentino.

• Negociar cláusulas difíciles (cancelación, cambios, responsabilidades).

• Armar tu kit legal: modelos, addendas, change orders, matriz de riesgo.

• Integrar seguros y cumplimiento al flujo operativo.

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Interlinks relacionados: Regulaciones & Cumplimiento Legal · Seguros para Eventos.

8) Plan de 90 días para profesionalizar tus contratos

Días 1–7 – Auditoría

• Reuní tus contratos anteriores; listá conflictos y gaps.

• Definí 3 paquetes (Esencial/Completo/Inmersivo) con alcance y límites.

Días 8–21 – Redacción

• Creá Modelo A/B/C (DOC, Full, Destination) + 3 addendas tipo.

• Armá anexos: Alcance & Entregables, Cronograma de pagos, Políticas de reprogramación.

Días 22–45 – Implementación

• Automatizá firma digital, recordatorios de pago y recibos.

• Estandarizá recolección de pólizas RC y permisos.

Días 46–90 – Optimización

• Medí tiempos de cobro, cambios de alcance y incidencias.

• Ajustá penalidades, escalas de cancelación y SLA con proveedores.

9) Checklist previo a la firma (imprimible)

• Objeto y alcance detallados + Anexo de entregables

• Honorarios, hitos de pago y ajuste (si >90 días)

• Gastos reembolsables definidos

• Cambios de alcance y proceso de aprobación

• Cancelación/Reprogramación/Fuerza mayor (escalas claras)

• Proveedores y venue (habilitaciones, horarios, políticas)

• Seguros (RC) requeridos y constancias

• Limitación de responsabilidad e indemnidad

• Propiedad intelectual y uso de imagen (opt-in/opt-out)

• Confidencialidad y datos personales

• Jurisdicción y método de resolución de conflictos

• Firmas + señal + carpeta de onboarding

Lead magnet ESINEV: descargá el pack de plantillas (Modelos A/B/C + addendas + checklist).

10) Preguntas frecuentes (FAQ)

1) ¿Es válido cobrar señal no reembolsable en Argentina?
Sí, si está expresamente pactada, proporcional y razonable. Indicá condiciones de cancelación y reprogramación.

2) ¿Qué hago si el venue exige pólizas que el proveedor no tiene?
Pedí constancias actualizadas; si no cumplen, proponé alternativas o sustitución de proveedor (dejalo en tu contrato).

3) ¿Cómo ajusto precios en contratos largos con inflación?
Incluí cláusula de revisión (índice/plazo) y comunicá ajustes con antelación.

4) ¿Puedo usar fotos del evento para mi portfolio?
Solo si tu contrato prevé consentimiento (opt-in) y condiciones (anonimización si lo piden).

5) ¿Quién tramita permisos municipales?
Definilo por escrito. Si lo hace la pareja o el venue, indicá que vos no sos responsable por su obtención salvo pacto contrario.

6) ¿Cómo limito mi responsabilidad frente a terceros?
Con cláusula de limitación e indemnidad por actos/omisiones de proveedores que no contrataste vos.

7) ¿Qué pasa si se corta la luz o hay lluvia?
Prevé Plan B y asignación de costos; la fuerza mayor debe estar regulada.

8) ¿Sirve un contrato único para todo el país?
Usá base nacional y ajustá según la ciudad/venue. Si dudás, pedí revisión legal local.

11) Próximos pasos: tu arranque con ESINEV Argentina

1. Descargá las plantillas base y adaptalas a tus paquetes.

2. Inscribite al Máster en Derecho de Contratos y Negociación para Eventos para profesionalizar redacción y negociación.

3. Estandarizá firma digital, recordatorios y recolección de pólizas.

4. Medí y ajustá: cada semestre optimizá escalas de cancelación, ajustes y SLA.

Formación recomendada (CTA final): Máster en Derecho de Contratos y Negociación para Eventos — ESINEV Argentina.
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