Coordinación del Día (DOC) en bodas argentinas: checklist operativo y tarifas 2025

Coordinación del Día (DOC) en bodas argentinas en 2025 significa convertir un plan en acción, sostener el ritmo del evento minuto a minuto y blindar la experiencia con procedimientos claros, checklist operativo y un esquema de tarifas 2025 transparente. Esta guía desglosa roles, tiempos, matrices de responsabilidad, plantillas de comunicación con proveedores, protocolos de seguridad y métodos prácticos para cotizar y actualizar honorarios en contextos inflacionarios, con foco en CABA, GBA y principales plazas provinciales.

Tabla de contenidos

• Introducción y alcance

• Qué hace (y qué no) la coordinación del día

• Línea de tiempo previa al evento: T–30 a T–0

• Documentación y matrices críticas

• Cronograma maestro del día de boda (sample minuto a minuto)

• Montaje, prueba técnica y pasadas conjuntas

• Gestión de invitados, seating, accesibilidad y niños

• Ceremonia civil y/o religiosa: libreto operativo y señalización

• Recepción, fotos protocolares y transición a cena/fiesta

• Cocina, servicio y barra: ventanas, llamadas y control

• Producción audiovisual: cue sheet, microfonía y tiempos de escena

• Riesgos y emergencias: clima, cortes, salud y seguridad

• Cierre operativo, devoluciones y postmortem

• Kit de coordinador y recursos físicos esenciales

• Tarifas 2025: paquetes, extras y fórmulas de actualización

• Contratos, cobros y condiciones comerciales

• KPIs de calidad y satisfacción

• Plan de 90 días para profesionalizar el servicio DOC

• Preguntas frecuentes (FAQ)

• Enlaces internos recomendados

• Enlaces externos DoFollow

 “Coordinación del Día (DOC) en bodas argentinas: checklist operativo y tarifas 2025”.

Introducción y alcance

La coordinación del día es un servicio de operaciones: orquesta proveedores, controla tiempos, habilita espacios, contiene imprevistos y mantiene la experiencia de la pareja y sus invitados en primer plano. No reemplaza la producción integral ni el diseño, pero dialoga con ambos. Su valor está en los detalles críticos (llamadas, pasadas, marcaciones, accesos, energía, seguridad y comunicación fluida) y en la capacidad de decisión en tiempo real.

Esta guía cubre bodas de 120 a 300+ invitados en salones urbanos, quintas, estancias, viñedos y espacios con carpa, con estructuras habituales (cóctel, cena emplatada o estaciones, brindis, vals, torta/mesa dulce y carnaval carioca), e integra particularidades de proveedores y sedes argentinas.

La coordinación del día no es un lujo, sino el corazón operativo que bombea vida a tu boda. Este servicio orquesta cada movimiento, asegurando que la complejidad de un evento se convierta en una experiencia fluida y sin fisuras. Se trata de un rol estratégico que, sin reemplazar la producción integral ni el diseño, los potencia, asegurando que la visión creativa se ejecute a la perfección.

El verdadero valor de la Coordinación del Día reside en su atención a los detalles críticos: desde las llamadas a proveedores y las marcaciones de tiempos, hasta el control de accesos, la energía y la seguridad. Es la capacidad de tomar decisiones en tiempo real, contener imprevistos y mantener la experiencia de la pareja y sus invitados en primer plano.

Nuestra guía está pensada para la realidad argentina, cubriendo bodas de 120 a más de 300 invitados en diversos escenarios: desde salones urbanos y quintas, hasta estancias, viñedos y espacios con carpa. Abordamos estructuras habituales de eventos (cóctel, cena emplatada o estaciones, brindis, vals, torta/mesa dulce y carnaval carioca), e integramos las particularidades de proveedores y sedes locales. Con un enfoque 100% operativo, te proporcionamos el plan maestro para que cada momento sea tan mágico como lo imaginaste.

Qué hace (y qué no) la coordinación del día

Entregables del servicio (DOC):

• Onboarding tardío (4–6 semanas antes): lectura del contrato de sede y proveedores, consolidación de datos y verificación de restricciones.

• Cronograma maestro del día D con marcas de tiempo, ventanas de servicio y responsables.

• Cue sheet audiovisual (música, microfonía, visuales, pistas y señales).

• Matrices de contacto: proveedores, responsables de sede, familiares clave, cortejo y puntos de emergencia.

• Brief de seguridad con rutas de evacuación, plan de lluvia y plan B de energía (si aplica).

• Reunión de piso (walkthrough) y pasada técnica.

• Coordinación in situ (12–16 h típicas) con equipo (1 líder + asistentes según aforo y complejidad).

• Cierre y handover: devoluciones, inventario, control de daños, objetos de valor y partes de incidente (si ocurren).

Fuera de alcance del DOC (salvo contratación adicional):

• Búsqueda/contratación de proveedores desde cero.

• Diseño y producción escenográfica.

• Gestión contable o de seguros.

• Catering, barra o técnica por cuenta del coordinador (sí controla, no provee).

• Transporte masivo de invitados (sí coordina, no opera).

Delimitar por escrito estas fronteras evita malentendidos y protege la relación con la pareja y la sede.

Línea de tiempo previa al evento: T–30 a T–0

T–30 a T–21 días

• Recepción del pack de contratos (sede, catering, barra, DJ/banda, foto/video, flores, ambientación, transporte, cabina, sparkulars, etc.).

• Armado de matriz de restricciones de sede: horarios de ingreso/egreso, ruido, artefactos permitidos (humo, chispas frías), anclajes, carga máxima de piso, seguros exigidos, energía disponible, depósito y rutas.

• Consolidación de contactos y punto de comando (quién decide qué).

• Primer boceto del cronograma maestro y solicitud de plano de sala definitivo.

T–20 a T–14 días

• Reunión DOC + pareja (60–90 min): protocolo familiar (saludos, fotos, brindis, vals), alergias, accesibilidad, niños, no-go’s (momentos que la pareja no desea).

• Confirmación de nómina de proveedores, horarios y ventanas (montaje, pruebas, servicio, desmontaje).

• Construcción del cue sheet con DJ/banda y audiovisual:

  • Música ceremonia (entrada cortejo/pareja, firmas, salida).

  • Recepción, brindis, vals y momentos especiales.

  • Micrófonos (tipo, cantidad, baterías, back-up).

  • Proyección (cableado, formatos, prueba de contenido).

• Plan B de clima y plan C de energía (si hay carpa o locación abierta).

T–13 a T–7 días

• Walkthrough en sede con líderes de cada proveedor.

• Pasada técnica de 30–45 min:

  • Marcaciones de piso (escena, pista, buffet/estaciones, back de cocina, DJ, photo booth, cabina 360, mesa dulce).

  • Rutas de servicio (entrada de platos, retirada, tránsito de mozos, accesos a baños).

  • Riesgos (pisos resbaladizos, desniveles, escaleras, piletas, cables, tomas).

• Versionado V2 del cronograma y del cue sheet.

• Revisión de lista de fotos protocolares con foto/video.

• Confirmación de transporte para cortejo y proveedores clave.

T–6 a T–3 días

• Checklist de lluvia: toldos, runners, sombrillas, reposicionamiento de altar y pista, alfombra con antideslizante, iluminación de seguridad.

• Brief por WhatsApp/Email a todos los proveedores con V3 del cronograma, plano y normas de la sede (control de accesos documentales, horarios, ruido).

• Cierre de seating y señalética (meseros, números, listado alfabético y por mesa).

• Kit de emergencia armado y etiquetado (ver más abajo).

T–2 a T–1 días

• Confirmación de call times por proveedor y personas clave de la familia.

• Pack de impresos: cronogramas resumidos por rol, cue sheet de bolsillo, mapa de sala, lista de teléfonos, tarjetas “Reserved”.

• Revisión de clima real y gatillo de plan B si corresponde.

• Última tiza sobre marcas de pista (si el piso lo permite y sede lo autoriza).

Día D — T–8 h a T–0 h

• Arribo líder y asistentes DOC, señalización de back y centro de comando (intercom/handies si tienen).

• Control de ingreso de proveedores según lista; verificación de documentación que exige sede.

• Prueba técnica: sonido, microfonía, iluminación de escenas, video, playlists, failsafe de energía.

• Marcación con pareja y cortejo (si se hace onsite).

• Liberación para apertura de puertas.

Documentación y matrices críticas

1) Matriz de contactos

• Pareja (2) · Familia clave (4–6) · Cortejo (6–12) · Sede (gerencia + responsable noche) · Catering (jefe sala + cocina) · Barra (jefe) · DJ/banda (líder + técnico) · Foto/Video (líder + asistente) · Ambientación/escenografía (líder) · Transporte (coordinador) · Seguridad/paramédico (si aplica) · Punto médico · Electricista de guardia.

2) Cronograma maestro (macro y micro)

• Macro por bloques (ceremonia, recepción, cena, piezas especiales, carnaval y cierre).

• Micro minuto a minuto con marcas (M1, M2, M3…) y responsables.

3) Cue sheet audiovisual

• Pistas: nombre, duración, punto de entrada/salida, crossfades.

• Micrófonos: quién, cuándo, tipo (inalámbrico de mano, solapa), canal y prueba.

• Visuales: formato, orden, control (presenter, operador).

• Failsafe: playlist offline en pendrive y baterías AA/9V de reserva.

4) Plano de sala y seating

• Ubicación: pista, altar/ceremonia, cabina DJ, mesas de familia y VIP, rampas, baños, accesos, estaciones, mesa dulce.

• Señalética (alfabética y por mesa), carteles de “Reservado”, accesibilidad (rampas y sectores tranquilos).

5) Matriz de riesgos y emergencias

• Clima, energía, salud (faintings, cortes), tránsito, seguridad.

• Rutas de evacuación, meeting point, roles (quién llama 107/SAME, quién abre barreras, quién asiste a la pareja).

Cronograma maestro del día de boda (sample minuto a minuto)

Referencia: ceremonia in situ + cóctel + cena emplatada + brindis + vals + carnaval (6 h de fiesta). Ajustar por sede y pareja.

• T–180 min (arribo DOC): control de ingreso, back de equipo, señalización, repaso de cronograma con sede.

• T–150 min (montaje crítico): ambientación final, pruebas de iluminación, ubicación de objetos de valor, check de baños/amenities.

• T–120 min (prueba técnica): DJ/banda, microfonía, video, control de niveles, pistas especiales, failsafe.

• T–90 min (marcación cortejo): posiciones entrada/salida, tiempos por canción, firmas.

• T–60 min (recepción proveedores): última pasada con catering/barra, estaciones, runners, carritos.

• T–30 min (preludio): música suave, hidratación del cortejo, toques finales en altar.

• T–0 (ceremonia):

  • M1: ingreso cortejo.

  • M2: ingreso de la pareja.

  • M3: lecturas y votos (si aplica).

  • M4: firmas y música de transición.

  • M5: anuncio y salida; fotos rápidas.

• T+15 (recepción): finger foods, fotos protocolares con familia cercana; control de tránsito de mozos.

• T+60 (apertura salón/cena): seating asistido, welcome breve del maestro de ceremonias (si hay).

• T+70 (entrada): pase sincronizado, control de retiro de platos y marcación de tiempos.

• T+110 (brindis): micrófonos, dos discursos cortos (2–3 min c/u).

• T+120 (principal): pase, check de devoluciones y dietas especiales.

• T+165 (vals): llamada a pista, apertura y arrastre a pista general.

• T+180 a T+300 (fiesta): bloques con 30–40 min, intercalando shots fotográficos y actividades (ramo, sorpresas).

• T+240 (torta/mesa dulce): foco de iluminación y música; foto con familiares.

• T+300 (carnaval carioca): props, logística de barra móvil (si hay).

• T+360 (cierre): última tanda musical suave, agradecimientos, señal a proveedores de desmontaje ordenado.

• T+400 (egreso): consolidación de valores, check de sala, descarte y limpieza coordinada.

Montaje, prueba técnica y pasadas conjuntas

• Ventana de montaje: respetar cap de carga de piso y anclajes permitidos; si hay carpa, verificar estacas, lastres y rutas de evacuación.

• Audio/iluminación/video: prueba con pistas reales, volumen objetivo y escena de vals; verificación de tomas y cargas eléctricas.

• Pasada conjunta (20–30 min): repaso corto con todos los líderes; aclarar señales: llamada, listos, acción, hold (pausa).

• Marcaciones discretas: cinta de pintor (si la sede autoriza) o referencias visuales sutiles para entradas.

Gestión de invitados, seating, accesibilidad y niños

• Seating: listado alfabético y por mesa, staff de bienvenida con radios o celulares; derivar dudas sin frenar la fila.

• Accesibilidad: mesas accesibles cercanas a rampas/baños; recorridos sin obstáculos; considerar iluminación suave para adultos mayores.

• Niños: rincón con actividades y supervisión; menú kids; avisos previos al vals para evitar tropiezos.

• Peticiones especiales: alergias, vegetarianos/veganos, celíacos; tarjetas discretas para mozos y registro en planilla.

Ceremonia civil y/o religiosa: libreto operativo y señalización

• Civil in situ: orden de ingreso, ubicación de oficial civil, mesa de firmas, testigos y mic. de ambiente; plan B por viento/sol.

• Religiosa: coordinación con celebrante (música, lecturas, fotos permitidas, uso de flash).

• Señalización: carteles de bienvenida, seating, baños, áreas libres de humo y rutas de evacuación (sutil, pero visible).

• Protocolos familiares: orden de fotos y saludos para evitar cuellos de botella.

Recepción, fotos protocolares y transición a cena/fiesta

• Recepción: controlar tandas de finger foods para que todo el salón reciba; posicionar a la pareja para fotos sin cercar la circulación.

• Fotos: lista priorizada (familia directa primero); tiempo máximo 20–30 min para no chocar con la cena.

• Transición: música y luz para guiar flujo; maitre y DOC coordinan apertura sincronizada de puertas.

Cocina, servicio y barra: ventanas, llamadas y control

• Cocina: marca de pase con 10 min de anticipación; runners claros y ruta limpia.

• Servicio: ratio mozos/invitados adecuado (emplatado: 1/12–16; cóctel/buffet: 1/18–22); plan de retiro de platos silencioso.

• Barra: jiggers, cristalería adecuada y reposiciones programadas; agua y mocktails visibles; control de shots especiales.

• Mesa dulce: montaje protegido del calor, foco de iluminación, prop para corte de torta y cuchillos listos.

Producción audiovisual: cue sheet, microfonía y tiempos de escena

• Cue sheet: cada momento con pista asignada, duración y quién da la señal.

• Microfonía: conteo de canales, baterías nuevas, back-up cableado; mozos informados para callar la sala en discursos.

• Video: contenidos probados (formato, audio), clicker y operador designado; pantallas sin pop-ups de sistema.

• Iluminación: escenas preprogramadas (ceremonia, recepción, cena, brindis, vals, fiesta y torta) y un estado white para emergencias.

Riesgos y emergencias: clima, cortes, salud y seguridad

• Clima: gatillos claros (viento/lluvia/temperatura) para mover ceremonia o reforzar carpa; runners antideslizantes, sombrillas, secado de pista.

• Energía: verificación de demanda y distribución; si hay grupo electrógeno, arrancarlo antes como prueba; UPS para PC de DJ.

• Salud: hidratación de cortejo; ubicación de botiquín y línea 107 (SAME) a mano; documentar incidentes.

• Seguridad: control de accesos, objetos prohibidos y aglomeraciones en pista; rutas de evacuación despejadas.

Cierre operativo, devoluciones y postmortem

• Cierre: inventario de objetos de valor (anillos, souvenirs, topper, liga), entrega a familiar responsable con firma.

• Devoluciones: vajilla, alquilados, props; fotos del estado de sala al egreso.

• Postmortem (72 h): reunión corta con pareja y, si procede, con la sede; métricas (tiempos, desvíos, feedback, próximos pasos para álbum/video).

Kit de coordinador y recursos físicos esenciales

• Papelería: cronogramas por rol, cue sheet, seating, listas de contacto, señalética “Reserved”, carteles discretos de flujo.

• Herramientas: cinta de pintor, tijeras, cutter, precintos, gaffer, alfileres, kit costura, encendedor, marcadores, baterías, powerbank, multitool.

• Salud e higiene: botiquín básico, pañuelos, curitas, antiácidos, analgésicos (según normativa), desinfectante, repelente.

• Clima: ponchos transparentes, toallas, paraguas, mantas para fotos.

• Tecnología: handies (si tienen), splitters, adaptadores, pendrive con música crítica, cables auxiliares.

Tarifas 2025: paquetes, extras y fórmulas de actualización

Estructura de precios recomendada (orientativa):

1. Honorario base DOC (incluye onboarding tardío 4–6 semanas, 1 walkthrough, cronograma maestro, cue sheet, coordinación in situ hasta 12 h, 1 líder + 1 asistente).

2. Paquetes por complejidad:

   • Esencial (≤150 pax, ceremonia y fiesta en misma sede, logística simple).

   • Clásico (150–250 pax, proveedores múltiples, photo/video exigente).

   • Premium (250–350+ pax, carpa/espacio abierto, traslados internos, show en vivo).

3. Extras: horas adicionales, segundo/tercer asistente, coordinación de ceremonia externa, traslados fuera de radio, handies, runner extra, reporte postevento extendido.

4. Costos reembolsables: peajes, estacionamiento, viáticos por km, pernocte si aplica.

Bandas orientativas (valores de referencia 2025):

• Esencial: ARS 800.000–1.500.000

• Clásico: ARS 1.500.000–2.600.000

• Premium: ARS 2.600.000–4.200.000

Notas:

• Horas extra: ARS 90.000–160.000 por hora adicional de equipo (líder + asistente).

• Asistente adicional: ARS 250.000–420.000.

• Ceremonia fuera de sede (coordinación y traslado): ARS 180.000–350.000.

• Viáticos: ARS 650–1.200/km o esquema mixto (tramo fijo + km).

• Pernocte (eventos fuera de radio o que terminan muy tarde): a cotizar según plaza.

Fórmulas para actualizar precios en contexto inflacionario:

• Índice dual: actualizar con el mayor entre (i) variación intermensual del costo de personal (tu nómina) y (ii) referencia cambiaria libre (promedio últimos 30 días).

• Bandas: pactar banda min/med/max y definir gatillos de reajuste (por ejemplo, si la variación acumulada supera 12% entre seña y evento).

• Hitos de pago: 40–50% de seña para bloquear fecha, 30% a T–14, 20–30% a T–3 (o a la semana del evento).

Ejemplos de paquetes (resumen de entregables):

• Esencial: onboarding, 1 walkthrough, cronograma maestro, cue sheet base, coordinación in situ 10–12 h, cierre.

• Clásico: + dos pasadas técnicas, refinamiento de cue sheet con DJ/banda, coordinación de fotos protocolares, seating y señalética.

• Premium: + ensayo de ceremonia, coordinación de show en vivo, plan B/C completo de clima y energía, operador de handies, postmortem detallado.

Contratos, cobros y condiciones comerciales

• Alcance claro: lo que está incluido/excluido, cantidad de horas, tamaño de equipo, cantidad de reuniones, pasadas y dirección de proveedores.

• Reprogramaciones: política por clima extremo/causas de fuerza mayor; prioridad de fecha alternativa con tabla de diferencias.

• Cancelación: cronograma de penalidades razonable (costos hundidos + ocupación de agenda).

• Propiedad intelectual: uso de imagen/foto/video para redes con consentimiento expreso.

• Confidencialidad: eventos VIP o de alta exposición deben contemplar cláusula y protocolos (ingresos discretos, NDAs).

KPIs de calidad y satisfacción

• Cumplimiento de cronograma (± minutos por bloque).

• Incidentes registrados y resueltos (tipo, tiempo de respuesta, impacto).

• Satisfacción de la pareja (NPS + comentario abierto).

• Feedback de sede y proveedores (flujo, limpieza, accesos, tiempos).

• Tiempos de servicio (entrada, principal, vals, torta).

• Recomendaciones (referidos obtenidos por evento).

Plan de 90 días para profesionalizar el servicio DOC

Días 1–15: Fundamentos

• Estándares de cronograma maestro (plantilla propia).

• Crear cue sheet modular (ceremonia + fiesta).

• Compilar matrices (contactos, riesgos, seating, briefing proveedores).

Días 16–30: Herramientas

• Armar kit físico de coordinador (ver lista) y caja de reposición.

• Protocolizar pasadas técnicas y walkthrough con checklists.

• Definir escalas de equipo por aforo y complejidad.

Días 31–45: Proveedores y sedes

• Construir base de datos con políticas de sedes y requisitos.

• Auditar 10 proveedores recurrentes (responsables, tiempos, necesidades técnicas).

• Redactar brief estándar para cada rubro.

Días 46–60: Comercio y pricing

• Diseñar tres paquetes con claros diferenciales.

• Implementar índice dual de actualización y cláusulas contractuales.

• Crear propuesta visual con entregables, flujo y testimonios.

Días 61–75: Seguridad y calidad

• Integrar protocolo de emergencias (rutas, roles, contactos).

• Simular incidentes (corte de luz, lluvia, descompensación).

• Medir tiempos reales en 2–3 eventos y ajustar plantillas.

Días 76–90: Marca y procesos

• Cerrar manual DOC interno con fotos y ejemplos.

• Recolectar 3 testimonios y casos con antes/después.

• Publicar FAQ y página de tarifas orientativas con método de actualización.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿En qué se diferencia DOC de la producción integral?
DOC orquesta el día: coordina el guion y a los proveedores contratados por la pareja o productor, controla tiempos y resuelve imprevistos. La producción integral incluye diseño, contratación y negociación desde el inicio.

¿Cuántas horas cubre el servicio?
Típicamente 10–12 h in situ para paquetes Esencial/Clásico y 12–16 h en Premium; horas extra se pactan con antelación.

¿Se reúnen con la pareja antes?
Sí: una reunión de onboarding, un walkthrough y, según el paquete, pasadas técnicas adicionales.

¿Quién habla en nombre de la pareja en el día D?
El líder DOC es el punto de comando acordado en contrato. Toda decisión de impacto (cambiar plan por clima, mover tiempos) pasa por él/ella con criterios definidos.

¿Qué pasa si llueve o hay viento fuerte?
Se activa el plan B/C: reubicaciones, coberturas y cambios de guion. Los gatillos y la estética del plan alternativo se pactan antes.

¿Trabajan con cualquier proveedor?
Sí, siempre que cumpla las políticas de la sede y responda a las ventanas del cronograma. Si un proveedor no respeta las reglas, el DOC documenta y eleva la decisión según contrato.

¿Cómo calculan honorarios en 2025 con tanta volatilidad?
Con bandas y índice dual de actualización; señas escalonadas y condiciones transparentes.

¿Cuántas personas incluye el equipo?
Esencial: 1 líder + 1 asistente. Clásico: +1 asistente. Premium: 1 líder + 2–3 asistentes. Ajusta por aforo, doble locación y show en vivo.

¿Incluyen handies o intercom?
Opcional. Se cotiza como extra; en salones grandes acelera la comunicación con cocina/servicio/audiovisual.

¿Pueden coordinar ceremonia civil en otra locación el mismo día?
Sí, como adicional: plan de tiempos, transporte y marcaciones específicas.

Enlaces internos recomendados

• Máster de Wedding Planner — ESINEV

• Seguridad de Eventos y Gestión de Crisis — ESINEV

• Producción Audiovisual — ESINEV